Online boekhouden biedt veel mogelijkheden, maar passen deze mogelijkheden wel bij jou als ondernemer? Zitten er ook nadelen aan en is het wel zo gemakkelijk als websites doen voorkomen? Wat nu als er iets niet lukt?
Booky begrijpt deze vragen en gedachten heel goed. Daarom combineert Booky de voordelen van online boekhouden met een professional die meekijkt en waar je als ondernemer op terug kunt vallen.
Steeds meer ondernemers stappen over op online boekhouden. Gemak en overzicht worden als de voornaamste redenen opgevoerd om de papieren boekhouding vaarwel te zeggen. Besparen van tijd is een andere reden die vaak wordt genoemd. Maar hoeveel bespaar je precies?
Bespaart online boekhouden echt tijd?
Online boekhouden kan zeker tijd besparen, maar dit hangt wel af van jouw onderneming. Het handigste is om in je online boekhoudprogramma te werken met gedigitaliseerde gegevens.
Dit betekent dat je rekeningen die per post komen moet inscannen. Krijg jij als ondernemer nog veel rekeningen per post? Dan levert het scannen iets meer werk op dan gewoon het bedrag overtikken en de rekening in een map voor de accountant stoppen. De accountant of boekhouder is daarentegen wel meer tijd kwijt met jouw administratie. Dit brengt voor een ondernemer vaak hogere kosten met zich mee. Daarmee komen we op een voordeel van online boekhouden, namelijk dat het veelal goedkoper is.
Voor wie al veel zaken digitaal regelt, kan online boekhouden zeker tijdwinst opleveren. Online hoef je je gegevens maar één keer in te vullen en worden ze meteen verwerkt, bijvoorbeeld in een jaaroverzicht. Ook kun je overal je gegevens invoeren, zoals bijvoorbeeld uren van medewerkers of verdiensten. Door dit gelijk te doen, hoef je later niet meer op zoek naar de gegevens. Dat scheelt niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten.
Wel heb je altijd internet nodig om te kunnen boekhouden. De verbinding moet snel en goed genoeg zijn om je boekhoudprogramma te kunnen laten draaien. Dit kan onhandig zijn als jij op jouw bedrijf of thuis niet altijd met het internet bent verbonden.
Hoe veilig is online boekhouden?
Dat online boekhouden ruimte bespaart is een feit. Een paar kasten voor een archief of een eigen server ergens in een ruimte zijn niet meer nodig. Je kunt papierloos werken en al je gegevens zijn altijd digitaal beschikbaar. Al die multomappen kunnen de kast uit.
De administratie kan jaren worden bewaard zonder dat dit kastruimte in beslag neemt. De administratie staat dus niet meer in de kast, maar in de cloud. Booky maakt gebruikt van het boekhoudprogramma Yuki. Via Yuki is alles in de cloud opgeslagen.
Is die cloud dan wel veilig? Dat is een veelgestelde vraag door ondernemers die de overstap naar online boekhouden willen maken. Aanbieders van boekhoudsoftware zijn afhankelijk van hun betrouwbaarheid. Daarom hebben voor deze aanbieders een goede beveiliging en automatische back-ups altijd prioriteit. Online boekhoudprogramma’s zijn goed beveiligd met wachtwoorden die je regelmatig moet veranderen. Wel blijft online boekhouden altijd kwetsbaarder voor hackers dan boekhouden op een computer die niet is verbonden met internet.
Hoe goed jouw boekhouding is beveiligd hangt ook van de ondernemer zelf af. De beveiliging hangt mede af van jouw wachtwoorden en omgang met wachtwoorden. Zorg er dus voor dat je unieke en sterke wachtwoorden kiest en deze regelmatig verandert.
Let ook op wie je allemaal toegang tot de boekhouding geeft. Een tip is dat je beter niet op een openbaar wifi netwerk online kunt boekhouden en internetbankieren.
Wat als ik problemen ondervind?
Een groot voordeel van het online werken is dat het veel mogelijkheden tot samenwerken biedt. Zowel binnen de onderneming als er meerdere mensen verantwoordelijk zijn voor de boekhouding, maar ook samenwerking met de boekhouder.
De boekhouder kan desgewenst online meekijken. Zo kan de boekhouder je meteen van adviezen voorzien en vraagstukken samen met jou oplossen. Bij Booky is persoonlijk contact belangrijk en wordt er daarom altijd met vaste contactpersonen gewerkt. Dat praat makkelijk, want de vaste contactpersoon kent de ondernemer en het bedrijf.
Bij online boekhouden heb je dus alles zelf in de hand, maar dit betekent niet dat er geen contact is met de boekhouder. Al zal het contact voornamelijk online zijn.
Samenvattend biedt online boekhouden de volgende voordelen:
- Het bespaart je tijd
- Is overzichtelijk
- Gemakkelijk in te richten en samen te werken
- Veelal goedkoper dan ‘ouderwets’ boekhouden
Let op dat je wel een goede internetverbinding nodig hebt en je pc, laptop of smartphone goed is beveiligd. Je wilt natuurlijk niet dat je gegevens op straat komen te liggen!
Ben je ook overtuigd over de voordelen van online boekhouden en heb je daar hulp bij nodig? Neem dan vrijblijvend contact op over de mogelijkheden.
