Je hebt een mooie klus afgerond en het is tijd om je klant een factuur te sturen. Je wilt je geld natuurlijk snel ontvangen, maar je document moet wel aan strenge regels voldoen. De Belastingdienst hanteert namelijk een vaste lijst met verplichte onderdelen. Vergeet je een belangrijk detail? Dan loopt je klant het risico dat hij de btw niet mag aftrekken. Dit levert onnodige discussies op en vertraagt je betaling. Wij houden niet van administratieve vertragingen. Daarom vertellen wij je direct welke gegevens je standaard toevoegt aan elke factuur, zodat je altijd veilig en professioneel onderneemt.

Waarom hanteert de Belastingdienst deze strenge eisen?

Een factuur is meer dan een simpel betaalverzoek aan je klant. Het vormt een cruciaal document voor je hele boekhouding en btw-aangifte. De Belastingdienst controleert via deze documenten of je de juiste belasting afdraagt en terugvraagt. Klopt je factuur niet? Dan beschouwt de fiscus dit officieel niet als een geldig document. Dit betekent dat je klant de betaalde btw niet kan terugvragen en jij risico loopt op boetes of correcties. Je voorkomt deze problemen eenvoudig door een vast format te gebruiken dat standaard alle verplichte velden bevat.

Welke gegevens vermeld je altijd op je factuur?

Je maakt het jezelf en je relaties een stuk makkelijker door direct een complete factuur te versturen. De Belastingdienst verplicht je om in ieder geval de volgende vaste gegevens helder te vermelden:

• Je eigen bedrijfsnaam en het volledige adres
• De naam en het adres van je klant
• Je geldige btw-nummer en je KVK-nummer
• De exacte factuurdatum waarop je het document verstuurt
• Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
• Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Het aantal geleverde producten of de urenomvang van je dienst
• De specifieke leverdatum van de goederen of diensten
• Het totale bedrag exclusief btw
• Het toegepaste btw-tarief en het exacte btw-bedrag
• Het uiteindelijke totaalbedrag inclusief btw

Welke regels gelden er voor kleine bedragen?

Verkoop je goederen of diensten voor een bedrag onder de honderd euro inclusief btw? Dan mag je een vereenvoudigde factuur of een kassabon uitschrijven. Je noteert in dat geval een stuk minder gegevens. Je vermeldt dan alleen de factuurdatum, je eigen naam en adres, een korte omschrijving van de levering en de te betalen btw. Dit scheelt direct administratieve tijd bij kleine transacties.

Wat doe je als je een fout maakt op je factuur?

Ontdek je achteraf een fout in een verstuurde factuur? Pas het document dan nooit zomaar aan in je eigen systeem. Je herstelt de fout veilig door eerst een creditfactuur naar je klant te sturen. Hiermee boek je het foutieve bedrag tegen en sluit je administratie weer perfect aan. Vervolgens maak je simpelweg een nieuwe, correcte factuur en stuur je deze op. Zo houd je de factuurnummers mooi doorlopend en klopt alles precies voor de eindcontrole.

Hoe automatiseer je jouw facturatie via Booky?

Je maakt facturen misschien nog handmatig in Word en Excel, maar dit kost onnodig veel tijd en vergroot de kans op tikfouten. Wij snappen dat jij je tijd liever aan je eigen onderneming besteedt. Wij adviseren je daarom om gebruik te maken van een online factuurprogramma. Hierbij maak je in één minuut een professionele factuur op die direct aan alle wettelijke eisen voldoet. Je verstuurt de factuur inclusief een handige betaallink rechtstreeks naar je klant, zodat je jouw geld sneller ontvangt. Betaalt een klant onverhoopt niet op tijd? Dan stuur je met één simpele klik een automatische herinnering. Wat wij vervolgens doen, is zorgen dat elke aangemaakte factuur via een naadloze koppeling direct in je boekhouding belandt. Zo is jouw administratie altijd up-to-date zonder dat jij extra handelingen hoeft uit te voeren.

Wil jij ook foutloos en efficiënt factureren?

Je facturatie hoeft geen tijdrovende of frustrerende taak te zijn. Wij zorgen dat je moeiteloos voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Wil jij direct ervaren hoe soepel digitaal factureren werkt in combinatie met een strakke boekhouding? Neem dan contact met ons op.