Nooit meer btw-teruggave op tankbonnen mislopen

14 jun 2021

Btw op tankbonnen

Als ondernemer mag je autokosten zoals de btw op tankbonnen declareren, maar is de tankbon niet altijd direct geschikt voor je administratie en een tankpas vaak de beste oplossing. Daarom hebben wij voor klanten van Booky hiervoor een speciale samenwerking opgezet.

Fraude met tankbonnen is iets waar de Belastingdienst altijd extra oog voor heeft. Regelmatig worden er controles uitgevoerd omdat er nogal wat mis gaat bij het declareren van de btw op brandstof. Wanneer het onbedoeld mis gaat is het krijgen van een boete extra zuur. Vooral omdat deze boetes behoorlijk hoog zijn.

Btw op tankbon aftrekken

Als ondernemer is het dus belangrijk om goed op te letten bij het terugvragen van de btw op tankbonnen en de betaalwijze te kiezen die bij jou en jouw bedrijf past. 

Het is allereerst belangrijk om te weten dat de brandstofkosten alleen meegenomen mogen worden op het moment dat de auto tot het ondernemingsvermogen wordt gerekend, oftewel dat de auto op de zaak staat. Wanneer je als ondernemer in een privéauto zakelijke kilometers maakt, mag je alleen de gereden kilometers declareren tegen 0,19 euro per gereden kilometer.

Wie de btw op brandstof wil aftrekken moet aan de Belastingdienst duidelijk maken dat het bedrijf echt de afnemer is. De Belastingdienst hanteert hierbij regels voor een factuurbedrag minder dan €100 (inclusief de btw) en voor een factuurbedrag boven €100.

Als het factuurbedrag € 100 of minder is, dan volstaat een eenvoudige factuur en hoeft een ondernemer het alleen maar aannemelijk te maken dat hij of zij de afnemer is.

Bij een factuurbedrag van meer dan € 100,- is het niet meer genoeg om aannemelijk te maken dat het bedrijf de afnemer is. Naam en adres hoeven niet op de brandstofbon te staan, maar de betaling moet wel duidelijk naar het bedrijf herleidbaar zijn. Oftewel: wie de btw wil aftrekken moet aan de Belastingdienst duidelijk maken dat het bedrijf inderdaad de afnemer is. 

Regels voor teruggave:

  • Factuurbedrag onder honderd euro (inclusief btw): een ondernemer moet aannemelijk maken dat het bedrijf de afnemer van de brandstof is
  • Factuurbedrag boven honderd euro: een ondernemer moet onomstotelijk aantonen dat het bedrijf de afnemer van de brandstof is
  • Auto moet op de zaak staan

Contant of pin betalen

Hoe kun je aantonen dat je recht hebt op btw-aftrek? Bij een belastingcontrole wil de fiscus vaak de bonnen naast jouw administratie leggen. Het vervelende van tankbonnetjes is dat deze na een tijdje vervagen, slecht leesbaar worden of zelfs helemaal niet meer leesbaar zijn. Wanneer je bonnen kwijtraakt, of als ze niet meer goed leesbaar zijn, kun je de kosten niet meer aantonen.

Slim is dus om altijd een kopie of foto van een tankbon te maken en deze digitaal op te slaan. Dit geldt zowel bij contant betalen als bij betalen met een pinpas of creditcard.

Ook bij betaling met een pinpas of creditcard moeten de bonnen bewaard worden, ook als het een pinpas of creditcard van de zaak is. Op het bankafschrift van een zakelijke rekening staat wel het afgeschreven bedrag waarmee je bewijslast hebt voor de Belastingdienst, maar op zo’n afschrift staat de btw niet apart vermeld. 

Tankpas vaak de beste oplossing

Om te voorkomen dat je problemen krijgt met de Belastingdienst is een tankpas vaak de meest makkelijke oplossing.

De tankpas staat op naam van een onderneming en zo is het voor de Belastingdienst duidelijk dat het om een zakelijke transactie gaat en is direct te zien voor welk bedrijf de tankbonnen bedoeld zijn. Op deze manier raak je nooit meer een bonnetje kwijt en heb je altijd een duidelijk overzicht van alle tankbeurten.

Deze manier is gegarandeerd Belastingdienst-proof. De factuur staat op je bedrijfsnaam en alle gemaakte transacties zijn netjes gespecificeerd. Vooral als er meerdere tankpassen binnen een onderneming gebruikt worden, biedt dit overzicht en gemak. Alle brandstofkosten van alle tankpassen staan op één factuur waarop ook meteen de betaalde btw duidelijk staat vermeld.

Vaak kun je de tankpas ook inzetten voor andere auto-gerelateerde zaken, zoals het laten wassen van de auto, het betalen van tol en het parkeren.

Exclusieve actie MKB Brandstof

Door zorgvuldig met brandstofbonnen om te gaan of te kiezen voor het gemak van een tankpas voorkom je als ondernemer foutieve declaraties of naheffingen.

Voor hun eigen gemak maken inmiddels al ruim 50.000 ondernemers gebruik van de diensten van MKB Brandstof. Het voordeel van een onafhankelijke pas is dat je bij vrijwel alle tankstations van Nederland kunt betalen. Wat extra gemak met zich meebrengt is als er een koppeling is met je online boekhouding.

Voor ondernemers die het liefst contant of met pin betalen maakt Booky gebruikt van een app waarmee het uploaden van een foto van een tankbon heel gemakkelijk is. Voor ondernemers die helemaal niet meer na willen denken over tankbonnen heeft Booky een samenwerking met MKB brandstof opgezet. Klanten van Booky ontvangen een half jaar lang gratis de autopas plus nog eens €20 parkeertegoed. Profiteer van deze exclusieve actie of neem contact met ons op voor meer informatie.

Dit is wat boekhouder Booky doet voor ondernemers

Administratie

Jaarrekening

Advies

Belastingen