Ondernemers in de transportsector zijn uiteraard bekend met de Nederlandse wegen. De administratieve, fiscale en juridische wegen zijn echter voor hun vaak minder bekend. Wij geven je vijf tips om als zzp’er in de transportsector geen pech onderweg te krijgen!
Maak goede afspraken met je opdrachtgever!
De belangrijkste tip die wij je kunnen geven is om goede afspraken te maken met je opdrachtgever en deze afspraken ook op papier te zetten! Zo is er achteraf geen discussie mogelijk over de reeds gemaakte afspraken.
Een aantal aandachtspunten waar je op moet letten bij het sluiten van een overeenkomst is allereerst het uurtarief. Het is goed om te weten dat het uurtarief van veel verschillende factoren afhankelijk is. Ben je bijvoorbeeld een C of CE vrachtwagenchauffeur? Ben je in het bezit van code 95? Rijd je met je eigen voertuig? Wat wordt er nou precies vervoerd en spreek je af ook in de weekeinden of nachturen te rijden? Dan kun je een hoger uurtarief vragen. Het uurtarief van een zzp’er als vrachtwagenchauffeur ligt gemiddeld op de 30 euro per uur (excl. btw). Het uurtarief van een taxichauffeur ligt ook ongeveer op hetzelfde bedrag. Als koerier zzp’er ligt het uurtarief iets lager, namelijk 25 euro per uur (excl. btw). Uurtarieven hangen ook af van rijden in de weekend- en nachturen. Doe dus goed onderzoek naar wat je waard bent!
Als zzp’er in de transportsector moet je rekening houden met de werk- en rusttijden die in de wet zijn vastgesteld. Dit is om te beginnen het veiligst, omdat lange werkdagen je slaperig kunnen maken op de weg! Daar kunnen grote gevolgen aan zitten, ook voor je mentale gezondheid is het van belang om af en toe wat rust te hebben. Daarnaast is het ook handig om te weten hoeveel uur je hebt gewerkt, zodat je die uren kan factureren aan je opdrachtgever. Door je uren goed bij te houden heb je achteraf ook geen discussie over hoeveel uur het uiteindelijk is geweest. Het opstellen van een modelovereenkomst kan van groot belang zijn. Dit is geen vereiste, maar wel een aanrader. Hierin komt de zakelijke relatie tussen jou en de opdrachtgever naar voren In een modelovereenkomst staat dat je als zelfstandige aan het werk bent en niet als werknemer in loondienst. Op de website van de Belastingdienst vind je voorbeelden van modelovereenkomsten.
Administratie bijhouden
Een belangrijke tip voor vrijwel elke zzp’er is het zo netjes mogelijk bijhouden van de administratie. Hier wordt niet alleen de Belastingdienst blij van, maar ook de boekhouder.
Wil jij ontlast zijn van je administratieplichten als ondernemer? Probeer dan vanaf het begin een map met de facturen en bonnen te bewaren. Zo vervagen de bonnen niet door ze wekenlang in je broekzak te houden en heb je het voor jezelf netjes en overzichtelijk gemaakt. Deze bonnen kun je vervolgens (online) aanleveren aan je boekhouder.
Het is ook enorm belangrijk om privé en zakelijk van elkaar te scheiden. Maak dus geen privé uitgaven met je zakelijke pas, maar andersom ook geen zakelijke uitgaven met je privé pas. Wil je volledig ‘fiscus proof’ de weg op, zorg er dan voor dat je onderstaande zaken goed bijhoudt:
- Facturen (in- en verkoop)
- Banktransacties (zakelijke rekening)
- Contracten met leveranciers en opdrachtgevers
- Uren- en rittenregistratie
- Modelovereenkomst
Het bijhouden van de boekhouding is natuurlijk niet voor iedere ondernemer weggelegd. Veel transportondernemers besteden daarom hun boekhouding uit.
Gebruik een tankpas!
Raak jij ook wel eens tankbonnen kwijt? Heb je nog tankbonnen van een aantal maanden geleden die volledig vervaagd zijn? Ben je het zat om je bonnetjes telkens te bewaren? Dan is het tijd om een tankpas aan te schaffen!
Speciaal voor Booky-klanten heeft MKB Brandstof een bijzondere aanbieding. Klanten die een tankpas aanvragen via Booky krijgen namelijk een half jaar de autopas gratis en een parkeertegoed van €20. Na een half jaar kost de tankpas een paar euro in de maand. Je kan om te beginnen overal in Nederland tanken met de pas.
Daarnaast is het terugvorderen van btw nog nooit zo makkelijk geweest. Je krijgt namelijk maandelijks op de factuur te zien hoeveel btw je terugkrijgt over de gemaakte kosten op de tankpas.
Naast het tanken, kun je met een tankpas bijvoorbeeld ook bij 1.200 wasstraten in Nederland terecht! Met je tankpas kun je ook je parkeerkosten betalen, zowel op straat als in parkeergarages. Wil jij alle ins and outs weten over wat je allemaal met een tankpas kan en hoe een tankpas werkt? Neem contact met ons op, wij leggen het je tot in de puntjes uit!
Verzekeringen en vergunningen
Als zzp’er in de transport krijg je ook te maken met verzekeringen en vergunningen. De juiste verzekeringen kunnen noodzakelijk zijn, omdat je als ondernemer veilig de weg op wilt, zonder dat je je druk hoeft te maken dat er onderweg wat gebeurt met je lading.
Er zijn een aantal verzekeringen die belangrijk zijn om te hebben in de transportsector. Denk hierbij aan een goederentransportverzekering en een vervoerdersaansprakelijkheidsverzekering. Dit zijn twee aparte verzekeringen die vaak met elkaar worden verward.
Zo zijn er ook een aantal vergunningen vereist om als aan de slag te gaan. Elke transportondernemer die actief is op de weg moet een NIWO-vergunning in bezit hebben. Hier lees je in punt 5 meer over.
Rij je wel eens buiten de Europese Unie, dan moeten er ritmachtigingen worden aangevraagd. Rijd je heel vaak buiten de EU, dan is een CEMT-vergunning handiger. Het is als zzp’er ook belangrijk te handelen en de werkzaamheden uit te voeren op basis van de AVC en CMR-gedrag.
NIWO-vergunning
Last but not least is de NIWO-vergunning zoals we eerder al zeiden van belang. De NIWO-vergunning is voor ondernemingen namelijk verplicht om te hebben als je meer dan 500 kg aan laadvermogen over de weg vervoert. Deze ondernemingen worden om de vijf jaar getoetst op kredietwaardigheid, betrouwbaarheid, vakbekwaamheid en reële vestiging.
Het uiteindelijke doel van de NIWO-vergunning is het goed functioneren van de binnenlandse en grensoverschrijdende beroepsgoederenvervoer over de weg.
In dit artikel lees je meer over de NIWO-vergunning.
Nog vragen over de transportsector?
Heb jij nog vragen of onduidelijkheden over bovenstaande, aarzel dan niet en neem contact met ons op! Wij hebben specialisten in elke branche, ook voor de transportsector. Onze transportspecialist kan je voorzien van de juiste informatie, zodat jij alles op orde krijgt voor jouw transportonderneming en veilig de weg op kan.
